Impostos para Locadora de Equipamentos: Guia Completo

Muita locadora paga imposto errado sem perceber. Algumas recolhem ISS sobre um contrato que, pela lei, nem deveria ter esse imposto. Outras ficam anos no Simples Nacional quando o Lucro Presumido já seria mais barato. Antes de rever a estrutura fiscal, vale revisitar como montar uma locadora de equipamentos, guia que detalha a formalização inicial e a primeira escolha de regime.

Este guia explica, de forma prática, como funciona a tributação de quem aluga equipamentos, máquinas, caçambas e contêineres: quando o ISS realmente incide, como o Simples Nacional calcula a alíquota da locadora e em que ponto o Lucro Presumido passa a valer a pena.

Locação de equipamentos paga ISS? O que diz a Súmula Vinculante 31

Não, na maioria dos casos. Desde 2010, o Supremo Tribunal Federal fixou, pela Súmula Vinculante 31, que é inconstitucional cobrar ISS sobre a simples locação de bens móveis, porque essa operação não configura prestação de serviço. Isso muda o jeito de calcular impostos de quem aluga máquinas e caçambas.

A lógica é simples: quando a locadora entrega o equipamento e não presta nenhum serviço junto, não existe “fazer” para o cliente, apenas cessão de uso. Sem prestação de serviço, não há fato gerador de ISS. É por isso que muitas locadoras emitem nota fiscal de produto, não NFS-e, para esse tipo de contrato.

A situação muda quando o contrato inclui operador, manutenção programada ou qualquer serviço acessório relevante. Nesses casos, parte do município passa a enxergar uma prestação de serviço mista, o que pode gerar cobrança de ISS sobre a fração de serviço. Vale documentar bem o que é locação pura e o que é locação com serviço agregado.

Como funciona o Simples Nacional para locadora de equipamentos

A locadora de equipamentos, classificada geralmente no CNAE 7732-2/01 (aluguel de máquinas e equipamentos), recolhe Simples Nacional pelo Anexo III da LC 123/2006. A alíquota varia de 6% a 33% conforme a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses (RBT12), sem exigir o Fator R que se aplica a atividades intelectuais do Anexo V.

Como a atividade não é tributada por ISS, o percentual do Anexo III cobre apenas IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e a contribuição patronal (CPP). Isso é uma vantagem real: enquanto uma prestadora de serviço comum tem ISS embutido na faixa do Anexo III ou V, a locadora pura de equipamentos não paga esse componente. Já parou para conferir se o seu enquadramento reflete isso corretamente?

Faixas de referência do Anexo III (LC 123/2006, valores vigentes desde a reforma de 2018):

Quando vale a pena migrar para o Lucro Presumido?

A migração costuma compensar quando a alíquota efetiva do Simples ultrapassa a carga do Presumido, algo que normalmente acontece entre a 3ª e a 4ª faixa do Anexo III (receita bruta anual entre R$ 360 mil e R$ 1,8 milhão). Nesse ponto, a locadora já paga de 13,5% a 16% no Simples, contra uma carga estimada de 11% a 12% no Presumido.

No Lucro Presumido, a base de cálculo do IRPJ é 32% da receita, tributada a 15%, com adicional de 10% sobre o que exceder R$ 20 mil de lucro presumido por mês (Decreto 9.580/2018, RIR). A CSLL usa a mesma base de 32%, à alíquota de 9%. Some PIS de 0,65% e COFINS de 3% sobre a receita bruta, no regime cumulativo.

Isso não significa que toda locadora grande deve migrar. Empresas com muitos funcionários se beneficiam da CPP embutida no DAS do Simples, que costuma sair mais barata que o INSS patronal de 20% pago fora do Simples. O cálculo precisa considerar folha de pagamento, não só receita.

Como calcular a carga tributária real da sua locadora

A resposta direta é: simule os dois regimes com a receita bruta projetada e a folha de pagamento atual antes de decidir. Uma simulação incompleta, que ignora a folha, costuma levar a decisões erradas nos dois sentidos.

Simulação prática de carga tributária

Levante a receita bruta dos últimos 12 meses e a projeção para os próximos 12. Calcule a alíquota efetiva do Simples Nacional pela faixa correspondente do Anexo III. Calcule a carga equivalente no Lucro Presumido, somando IRPJ, CSLL, PIS e COFINS. Compare os dois totais junto com o custo de folha e de contabilidade em cada regime.

Esse exercício fica muito mais simples quando o financeiro da locadora está organizado. Não dá para simular carga tributária com precisão se o DRE da locadora não separa receita de locação, manutenção e venda de ativos usados, por exemplo. Cada linha tem tratamento fiscal diferente.

A troca de regime também afeta o caixa no curto prazo, porque a apuração muda de mensal (Simples) para trimestral (Presumido). Antes de migrar, vale revisar o cálculo de capital de giro da locadora para garantir fôlego durante a transição.

Quais são os erros tributários mais comuns nas locadoras?

O erro mais frequente é pagar ISS sobre locação pura por desconhecer a Súmula Vinculante 31, mas não é o único. Muitas locadoras também erram no enquadramento de CNAE, na separação contábil entre locação e serviço, ou simplesmente nunca revisam o regime depois do primeiro ano de operação.

Esses erros normalmente aparecem quando a locadora ainda controla faturamento e contratos em planilha. Sem rastreio automático de receita por tipo de contrato, fica difícil saber, mês a mês, qual parcela é locação pura e qual envolve serviço agregado. Isso é exatamente onde o enquadramento fiscal começa a bagunçar.

Como escolher o regime tributário certo para sua locadora

Não existe um regime “melhor” fixo, existe o regime certo para o momento da empresa. A decisão depende de três variáveis: receita bruta anual, tamanho da folha de pagamento e mix de contratos com ou sem serviço agregado. Revisar essas variáveis uma vez por ano, com o contador, é o mínimo recomendável.

Para acompanhar essas variáveis, as locadoras costumam usar três caminhos: planilha manual atualizada por alguém do time, contabilidade terceirizada que só fecha o mês sem visão de operação, ou um sistema de gestão especializado em locação, como o Mais Locações, que já organiza faturamento, contratos e relatório de receita por tipo de operação. Cada caminho tem um custo diferente de tempo e de erro.

Um sistema de gestão feito para locadoras ajuda porque cruza automaticamente contratos, faturamento e receita acumulada, o dado que alimenta a decisão de regime. É o mesmo motivo pelo qual vale revisar como escolher um sistema de gestão para locadoras antes de fechar o próximo ano fiscal: a ferramenta certa evita que o enquadramento tributário vire uma surpresa em março.

Conclusão

A tributação de locadora de equipamentos gira em torno de três pontos: entender que locação pura não paga ISS, escolher entre Simples Nacional e Lucro Presumido com base em receita e folha, e manter o faturamento organizado o suficiente para simular os dois regimes sem chute. Nenhum desses pontos exige mudança de operação, só disciplina de dados.

Revise o enquadramento pelo menos uma vez por ano, principalmente quando a receita bruta se aproximar do limite de uma faixa do Anexo III. E mantenha contrato, nota fiscal e DRE conversando entre si: é essa base que sustenta qualquer decisão tributária bem feita.

Perguntas frequentes

Locação de equipamentos paga ISS?

Em regra, não. A Súmula Vinculante 31 do STF (2010) definiu que a locação pura de bens móveis, sem prestação de serviço junto, não é fato gerador de ISS. O imposto só pode aparecer se o contrato incluir serviço agregado, como operador ou manutenção, o que muda a natureza da operação.

Qual o melhor regime tributário para locadora de equipamentos, Simples ou Lucro Presumido?

Depende da receita bruta anual e da folha de pagamento. Empresas menores, com Fator R baixo e faixa inicial do Anexo III (6% a 11,2%), tendem a sair melhor no Simples Nacional. A partir da 3ª ou 4ª faixa, com folha enxuta, o Lucro Presumido costuma reduzir a carga total.

Qual a alíquota do Simples Nacional para locação de equipamentos?

A locadora de equipamentos recolhe pelo Anexo III da LC 123/2006, com alíquota nominal de 6% a 33% sobre a receita bruta dos últimos 12 meses. A alíquota efetiva, calculada com a parcela de dedução prevista em lei, costuma ficar abaixo do percentual nominal da faixa.

Preciso emitir NFS-e ou nota fiscal de produto na locação de equipamentos?

Depende do que o contrato inclui. Locação pura, sem serviço agregado, geralmente usa nota fiscal de produto ou fatura de locação, não NFS-e, já que não há prestação de serviço. Quando existe operador ou manutenção incluída, parte da operação pode exigir NFS-e sobre esse serviço específico.

Como saber quando migrar do Simples Nacional para o Lucro Presumido?

O sinal mais claro é a alíquota efetiva do Simples ultrapassar a carga estimada do Presumido, o que costuma ocorrer entre R$ 360 mil e R$ 1,8 milhão de receita bruta anual. Simule os dois regimes com a folha de pagamento atual antes de decidir, já que ela pesa bastante nessa conta.